כיצד להוריד את כל הודעות הדוא'ל מהשרת ב- Outlook?

Outlook הוא ממשק הדוא'ל הראשי עבור משתמשי Microsoft Exchange Server. הוא מסונכרן עם השרת כדי לשלוח ולשלוח מיילים במהירות ובנוחות. לא משנה אם לקוח הדוא'ל שלך הוא Outlook.com, Hotmail, או אפילו צד שלישי כמו Gmail, אתה יכול בקלות להגדיר את חשבונך ולהתחיל לשלוח את כל אותם מיילים לעבודה.



מכיוון שהם הודעות הדוא'ל שלך, היית רוצה, כמובן, אפשרות לפתוח אותם בכל עת. אתה יכול לסמוך על כך ש- Outlook יציג כל דוא'ל שאתה זקוק לו ולא משנה כמה חודשים עברו מאז שכתבת אותו. או שאתה יכול? כפי שמתברר, הדברים לא כל כך פשוטים. Outlook אינו מציג הכל כברירת מחדל: רוב הודעות הדוא'ל שלך נשארות ב- Microsoft Exchange Server, בעוד שרק חלק זמין עבורך ב- Outlook.

אם אתה משתמש ב- Outlook 2019, 2016, 2013 או Outlook עבור Office 365, אינך יכול לקבל גישה מיידית לדוא'ל הישן שלך מבלי לשנות הגדרת תיבת דואר נכנס. למרות שהדוא'ל שלך נשמר בשרת לנצח אם תרצה בכך, אתה עשוי לצפות לנוחות שיש גם עותק מקומי. עם זאת, באופן הגדרת Outlook, הוא מוריד עד 12 חודשים את הודעות הדוא'ל שלך לדיסק המקומי שלך. אם אתה צריך לקרוא הודעות דוא'ל ישנות יותר מתאריך זה, יהיה עליך לנקוט בפעולה המתאימה בכדי לאלץ את Outlook להוריד אותם מהשרת.



מדוע ל- Outlook יש מגבלת הורדות בדוא'ל?

אתה יכול לתהות מדוע המצב הוא כזה. הסיבה לכך היא שמיקרוסופט אופיס עושה כמה הגדרות חכמות כאשר היא מותקנת במערכת שלך. זה בודק את כל החומרה שלך ועושה את ההתאמות הנדרשות כדי לאפשר לתוכנית לפעול בצורה מיטבית במערכת. ביחס לדוא'ל של Outlook ושל דוא'ל ארגוני, הבדיקות שהוא מבצע בחומרה שלך משמשות להגדרת פרמטרים להורדה.



באופן ברור, היא מנסה לעזור, אבל התוכנית יכולה להיות מעורבת. לאחר בדיקת הדיסק הקשיח בכדי לוודא כמה מקום נותר, הוא מתאים באופן אוטומטי את מגבלת הזמן שקובעת כמה מהודעות הדוא'ל שלך נשמרות באופן מקומי. ככל שיש מקום פנוי בדיסק, כך יורדים יותר הודעות אימייל לחודשים. החישוב נעשה על פי הנוסחה הבאה:

  • אם שטח דיסק פנוי הוא עד 64 גיגה, עד 12 חודשים של הודעות דוא'ל יורדות אוטומטית למחשב שלך.
  • אם שטח דיסק פנוי נמצא בין 32 ג'יגה-בייט ל -64 ג'יגה-בייט (לא כולל אף אחד מהמספרים), שלושה חודשים של הודעות דוא'ל יורדות אוטומטית למחשב שלך.
  • אם כמות השטח הפנוי בדיסק נמוכה מ -32 ג'יגה, רק הודעות דוא'ל של חודש נשמרות באחסון המקומי של המחשב שלך.

אתה עשוי לתהות על מה המהומה ולמה לא ניתן להגדיר את ההגדרה 'להוריד את כל המיילים' או משהו דומה. למעשה, בניגוד לדעה הרווחת, אימיילים יכולים לתפוס נפח רב. אלו שמנהלים חיים עמוסים בדוא'ל מגלים לעיתים קרובות כי כמות עצומה של שטח תפסה מיילים שנשלחו וקיבלו. אם אינך עוקב אחר השימוש בדיסק שלך, אתה עלול להתעורר ולגלות שכל השטח שלך נבלע בתכתובת העסק שלך.

מיקרוסופט יודעת זאת גם כן. זו הסיבה ש- Office נועד להתאים באופן אוטומטי פרמטרים לאחסון, כגון מגבלת אחסון הדוא'ל המקומית המוגדרת כברירת מחדל עבור Outlook. בדרך כלל, זה בסדר; רוב הסיכויים שאין לך צורך רב במיילים של פעם. יתר על כן, ללא קשר להגדרה, אתה עדיין מקבל גישה מקומית למשימות שלך, פגישות לוח השנה ואנשי הקשר שלך.



זכור כי היעילות של הגדרה זו תלויה בסוג לקוח הדוא'ל שבו אתה משתמש. אם אתה משתמש באחד מספקי שירותי הדוא'ל הביתיים של מיקרוסופט כמו Hotmail, Outlook או 0365, ההגדרה משפיעה על מספר הדוא'ל הזמינים באופן מקומי. אותו עיקרון חל על רוב שירותי הדוא'ל העסקיים הפופולריים בסביבה. עם זאת, אם במקרה אתה משתמש בספק ציבורי כמו Gmail, Yandex או Yahoo, לא תהיה לך דאגה זו מכיוון שההגדרה לא תשפיע. כל הודעות הדוא'ל שלך ב- Microsoft Exchange Server יאחסנו עותק מקומי באחסון הפנימי של המחשב שלך.

כיצד לגרום ל- Outlook להוריד את כל הדוא'ל מהשרת

השרת כאן מתייחס באופן טבעי לשרת Exchange Exchange. בעוד עסקים מסוימים רוכשים רישיון לארח שרת Exchange במקום, אחרים פונים לספק שרת Exchange-as-a-service של צד שלישי. הפופולריות של Exchange Online, גרסת ענן של השירות שמארחת מיקרוסופט עצמה, גוברת גם כן.



ללא קשר לאופן השימוש ב- Exchange, הפונקציה העיקרית שלו נשארת זהה: סוכן העברת הודעות השולח מיילים בין מחשבים. ההודעות נקראות בשני הקצוות באמצעות לקוח דוא'ל, במקרה זה, Outlook.

למעשה, באמצעות Exchange, כל הודעות הדוא'ל ששלחת וקיבלת אי פעם נשמרות בשרת Exchange לתמיד. כמובן, שמירה נצחית של הודעות הדוא'ל שלך כפופה לדברים כמו מגבלות אחסון בענן עבור חשבונות בודדים ושימוש רציף בחשבון. העניין נשאר כי בנסיבות רגילות, אתה עדיין יכול לראות את הודעות הדוא'ל שלך, כולל הישנים באמת, גם אם הם לא מאוחסנים במחשב שלך.

אז מה אתה יכול לעשות להוריד את כל המיילים מהשרת ל- Outlook? אם ברצונך להציג את כל הודעות הדוא'ל שלך ב- Outlook, ישנן שתי דרכים.

שיטה 1: השתמש בקישור 'עוד' ב- Outlook



Outlook for Office מציע דרך קלה להרחיב את מספר הודעות הדוא'ל המוצגות בתיקיה. בהנחה ששמרת על החשבון זמן רב או שיש לך היסטוריית דוא'ל ארוכה, האפליקציה תציג בדרך כלל רק את הודעות הדוא'ל האחרונות. אבל אתה יכול לאלץ את Outlook להוריד את כל הודעות הדוא'ל של IMAP - או להציג אותם, לפחות.

כאשר אתה נמצא בתיקייה כגון תיבת דואר נכנס או נשלח ב- Outlook וגלול מטה, בקרוב תגיע לסוף הודעות הדוא'ל המוצגות. ממש שם תראה הודעה שתודיע לך שאתה יכול ללחוץ על הקישור כדי להציג הודעות נוספות:

יש יותר פריטים בתיקיה זו בשרת

לחץ כאן לצפייה במיילים נוספים ב- Microsoft Exchange

לאחר שתלחץ על הקישור 'לחץ כאן כדי להציג הודעות דוא'ל נוספות ב- Microsoft Exchange', Outlook יוריד למחשב שלך את שאר הודעות הדוא'ל עבור תיקיה זו. זה עובד רק אם יש לך חיבור לאינטרנט. בנוסף, רק הודעות הדוא'ל לתיקייה מסוימת מורדות. לפיכך, אם אתה בתיקיה שנשלחה, תקבל רק את כל הודעות הדוא'ל ששלחת אי פעם.

עקרון זה תקף אם אתה מבצע חיפוש בתיבות דואר. כאשר אתה מקליד את שאילתת החיפוש והתוצאות מוצגות, אם יש הרבה הודעות דוא'ל התואמות למונח החיפוש, ייתכן שתראה את הדברים הבאים בתחתית עמוד התוצאות:

מציג תוצאות אחרונות ...

יותר

לחיצה על הקישור עוד מורידה את שאר הודעות הדוא'ל התואמות לשאילתת החיפוש שלך.

אם ברצונך לראות את כל הודעות הדוא'ל שלך בתיקיה מסוימת במבט אחד, תוכל להיכנס לחשבונך באמצעות אפליקציית האינטרנט עבור Outlook. זה לוקח אותך לממשק Microsoft Exchange Server עבור חשבונך, ותוכל לראות את כל המאוחסן שם.

שיטה 2: שנה את ההגדרה 'דואר כדי לשמור על חיבור לא מקוון' ב- Outlook

זו ההגדרה שקובעת כמה חודשים הודעות דוא'ל ש- Outlook שומר במחשב שלך. זכור כי הדבר פועל רק בשימוש בלקוח דוא'ל של מיקרוסופט או מספק שירותי דואר אלקטרוני עסקי מוכר. אתה יכול להאריך את מספר הדוארים השמורים או להקטין אותו, אפילו. אתה יכול גם להורות ל- Outlook לשמור כל אחת מהאימיילים שלך באופן מקומי.

לדברי מיקרוסופט:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ו- Outlook עבור Office 365 מספקים את האפשרויות של 1, 3, 6, 12 או 24 חודשים, או הכל. Outlook 2019, Outlook 2016 ו- Outlook עבור Office 365 מספקים את האפשרויות הנוספות של 3 ימים, שבוע ושבועיים.

ללא התייחסות נוספת, הנה מה שאתה צריך לעשות:

  • הפעל את יישום Outlook.
  • עבור לכרטיסייה קובץ.
  • בחר באפשרות הנפתחת הגדרות חשבון.
  • כאשר האפשרות מורחבת, בחר הגדרות חשבון.
  • בחלון הגדרות חשבון בחר בכרטיסייה דוא'ל.
  • אם יש לך מספר חשבונות ב- Outlook, הם יוצגו כאן. בחר את ההגדרות שברצונך להתאים ואז לחץ על הלחצן שנה.
  • תיבת הדו-שיח 'שינוי חשבון' מוצגת. ודא שתיבת הסימון השתמש במצב שמור במטמון מסומנת.
  • הזז את המחוון 'דואר לשמירה במצב לא מקוון' למספר השנים, החודשים, הימים או השבועות הרצויים. (אם המחוון אפור, ייתכן שהמנהל שלך חסם אותך משינוי ההגדרה.)
  • לחץ על כפתור הבא.
  • מופיע חלון קופץ המבקש ממך לאשר את שינוי התצורה. לחץ על אישור.
  • לחץ על סיים והפעל מחדש את Outlook.

בקרוב תראה הודעה המודיעה לך כי 'התיקיות שלך מעודכנות' בתחתית Outlook. זה מופיע רק לאחר ש- Outlook סיימה להוריד את כל ההודעות שלך מ- Microsoft Exchange Server.

בחר באפשרות הכל רק אם יש מספיק אחסון. ההגדרות שלך צריכות להתאים לכמות השטח בדיסק שלך. אם תבחר באפשרות להוריד את כל הודעות הדוא'ל לדיסק עם שטח מוגבל, בעיות הן בלתי נמנעות. אנו ממליצים למחוק תחילה את כל הפריטים הלא רצויים כדי לפנות מקום רב יותר.

באופן טבעי, יתכן שתתקשה להחליט מה להסיר מהאחסון שלך, לכן אנו כאן כדי לעזור לך. האם ידעת שמלבד הקבצים הברורים במערכת שלך, ישנם גם קבצי זבל שאינם משרתים שום מטרה פרט לנפח את השימוש באחסון שלך? כמובן שתרצה להיפטר מהם, אך יכול להיות שנמצא היכן הם נמצאים.

כדי לפתור את החידה הזו, אנו ממליצים להוריד את BoostSpeed. תוכנה זו נועדה לטאטא את כל סוגי הזבל של המחשב, כגון קבצים זמניים של המערכת והמשתמשים שאינם נחוצים, מטמון דפדפן האינטרנט, יומני שגיאות שאינם בשימוש, שאריות קבצי Windows Update, מטמון Microsoft Office לא נחוץ, ועוד ועוד. לאחר סריקה תבחין בגיגה-בייט הנוספים של שטח הדיסק המחודש. כבונוס, BoostSpeed ​​מוצא ומסיר את כל הגורמים להאטות המערכת, ומבטיח שהמחשב שלך מבצע ביצועים טובים ויציבים מבעבר.